Дело сдано в отдел судебного делопроизводства: значение, сроки, последствия

В каждом суде есть вспомогательное подразделение – отдел делопроизводства, где учитывают, регистрируют и систематизируют дела после рассмотрения и завершения процесса. Его работа никак не влияет на решение суда, при этом важна для сторон: они могут ознакомиться с материалами и использовать их для оспаривания результатов. Также специалисты актуализируют сведения на электронных ресурсах, чтобы граждане имели доступ к достоверной информации. Что значит: дело сдано в отдел судебного делопроизводства, когда документы туда попадают и как их запросить – разбираемся в материале.

Чем занимается отдел судебного делопроизводства

Материалы любого дела активно формируются до и во время судебного процесса. В этом участвуют стороны и сам судья, который вправе запрашивать дополнительные сведения по собственной инициативе или по ходатайству участников судебного процесса.

В течение всего времени, пока дело рассматривается в суде, материалы находятся у судьи. Он работает с ними, когда готовится к очередному заседанию либо оформляет промежуточное или итоговое решение. На данном этапе систематизация и оформление возлагаются на секретаря и помощника судьи – отдел судебного делопроизводства в этих процессах не участвует. Его функции вспомогательные и подключаются позже – после вынесения окончательного решения по делу.

Отдел занимается следующими вопросами:

• прием завершенных судом дел от секретаря или помощника и их систематизация;
• регистрация отдельных документов и дела в целом, формирование реестров и номенклатур;
• прием корреспонденции от граждан и других судов, подготовка и отправка ответов на запросы в соответствии с разделом 2 инструкции о порядке приема и отправления корреспонденции;
• контроль за движением и исполнением поручений;
• работа с автоматизированными системами, в том числе ГАС «Правосудие» ⁽¹⁾;
• подготовка документов к хранению и передача в архив.

Специалисты руководствуются инструкцией, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном суде РФ № 36. Она разработана для районных судов, но аналогичные правила действуют и для мировых судей – регламенты для них утверждают на региональном уровне.

Как материалы попадают в отдел делопроизводства

Итак, суд вынес решение, и необходимо оформить дело – это задача секретаря или помощника судьи. В п. 7.9 инструкции указано, что они:

1. подшивают документы в хронологическом порядке – не более 250 листов;
2. нумеруют листы;
3. ставят отметку в ГАС «Правосудие»;
4. к уголовному делу добавляют статистические карточки и при наличии гражданского спора – расчеты сумм ущерба имуществу;
5. оформляют исполнительные документы.

После этого дело готово для передачи – материалы направляют в отдел делопроизводства не позднее 10 дней после составления решения суда. Там на этапе регистрации присваивают номер, прошивают, составляют опись.

Административные, гражданские и уголовные дела хранятся в отделе до момента, пока решение не вступит в законную силу. Что происходит дальше:

• Если стороны не оспаривают решение – материалы передают в архив, где они хранятся еще минимум 15 лет, а по уголовным делам – до 50 лет, в зависимости от тяжести преступления.
• В случае оспаривания решения дело направят в вышестоящий суд. После рассмотрения ходатайства оно вернется в отдел судопроизводства.

Отметим, что специалисты не вправе вносить изменения в документы. И даже если в их работе будут выявлены нарушения, это не приведет к аннулированию или пересмотру решения.

Что значит передача дела для участников

Бывает, что стороны не принимают активного участия в заседаниях: нанимают представителей или заявляют о рассмотрении в их отсутствие. Тогда они могут отслеживать результаты на сайте судебного органа: там размещают общедоступную информацию. Если появляется запись о передаче материалов в отдел судебного делопроизводства – это значит, что:

1. Первая инстанция завершила рассмотрение, и оспаривание возможно в порядке апелляции, кассации или надзора.
2. Если одна из сторон подаст жалобу, то сотрудники самостоятельно подготовят документы и направят в вышестоящую инстанцию.
3. Можно изучить документы, а также запросить копии или дубликаты судебных актов и исполнительных документов – для этого необходимо подать ходатайство, а затем забрать материалы в канцелярии.

Как получить материалы из отдела делопроизводства

Пока документы еще находятся в суде, участники вправе делать выписки и снимать копии с разрешения судьи. Когда они уходят в отдел делопроизводства, необходимо подать заявление, чтобы:

• изучить дело;
• получить копии или дубликаты утерянных исполнительного листа или судебного акта;
• вернуть оригиналы, которые были предоставлены в суде.

Специалисты обязаны подготовить ответ в день поступления заявления, согласно разделу 14, либо – если документы уже в архиве и на оформление копий требуется время – то не позднее пяти рабочих дней.

Что делать, если потеряли документы

В разделе 1 «Общие положения и руководство организацией судебного делопроизводства» указано, что специалисты отдела делопроизводства несут ответственность за сохранность документов и неразглашение сведений, которые в них содержатся.

Порядок действий на случай утери материалов предусмотрен в другом нормативном акте – в п. 1.16 инструкции по делопроизводству в арбитражных судах:

1. Если дело или отдельные документы потерялись, начальник отдела в письменной форме ставит в известность председателя суда или его заместителя и руководителя подразделения, в котором произошла утрата.
2. Проводится служебное расследование с установлением обстоятельств и виновных лиц.
3. Судья выносит определение о восстановлении материалов.
4. Копии определения направляют участникам процесса, им предлагают предоставить имеющиеся документы.
5. Суд также по собственной инициативе запрашивает утраченные материалы у организаций и предприятий, может допросить свидетелей и прочих участников.
6. Если восстановить не получается, судья выносит определение о прекращении разбирательства заявления по вопросу утерянных материалов и направляет его сторонам.
7. В случае восстановления дела ему присваивается новый номер.

Запрашивать ли документы из отдела судопроизводства для исполнительного производства и банкротства

Чтобы инициировать исполнительное производство, взыскатель или суд по его заявлению направляют исполнительный документ в ФССП. Отдел делопроизводства в процессе не участвует. В случае потребности в пояснениях или новом исполнительном листе взамен утраченного пристав запросит их в суде.

Если должник решит обратиться за списанием части долгов через банкротство, ему понадобятся кредитные договоры, исполнительные листы, расписки, а также все, что подтверждает доходы. После успешного завершения процедуры заявленные задолженности аннулируют, а дело направляют в отдел делопроизводства согласно разделу 9 инструкции по делопроизводству в арбитражных судах.

 

Статьи по теме